Advance Intelligence Group nâng cao cộng tác toàn cầu với Lark Suite

Advance Intelligence Group là một fintech unicorn có trụ sở tại Singapore, được thành lập năm 2016 với sứ mệnh mở rộng khả năng tiếp cận tín dụng và thúc đẩy tài chính số cho các nhóm khách hàng chưa được phục vụ đầy đủ. Doanh nghiệp hiện hoạt động trên nhiều khu vực như Đông Nam Á, Greater China và Latin America, phục vụ hơn 500 doanh nghiệp, 235.000 nhà bán hàng và hơn 40 triệu người tiêu dùng.

Khi quy mô tăng trưởng nhanh, Advance Intelligence Group cần một nền tảng làm việc có thể hỗ trợ đội ngũ toàn cầu cộng tác hiệu quả hơn. Với hơn 1.400 nhân sự và nhiều nhóm làm việc tại các quốc gia khác nhau, doanh nghiệp phải giải quyết đồng thời các vấn đề về giao tiếp đa ngôn ngữ, chênh lệch múi giờ, lưu trữ tri thức nội bộ và quản lý hiệu suất nhân sự.

Để giải quyết các thách thức này, Advance Intelligence Group lựa chọn Lark Suite như một nền tảng làm việc all-in-one. Lark giúp doanh nghiệp hợp nhất giao tiếp, tài liệu, họp, quản lý tri thức, HR, OKR và workflow trong cùng một hệ thống, từ đó nâng cao hiệu quả cộng tác toàn cầu.

Thách thức: Cộng tác toàn cầu gặp rào cản ngôn ngữ và múi giờ

Advance Intelligence Group vận hành đội ngũ tại nhiều quốc gia, vì vậy giao tiếp xuyên biên giới là một thách thức lớn. Các nhóm phải phối hợp với nhau trong nhiều bối cảnh khác nhau, từ họp chiến lược, trao đổi dự án, làm việc với đối tác đến quản lý mục tiêu nội bộ.

Khi nhân viên làm việc ở các khu vực khác nhau, rào cản ngôn ngữ có thể khiến thông tin quan trọng bị hiểu sai hoặc truyền đạt không đầy đủ. Chênh lệch múi giờ cũng khiến việc đặt lịch họp, phản hồi nhanh và duy trì nhịp làm việc chung trở nên khó khăn hơn.

Với một doanh nghiệp công nghệ tài chính đang phát triển nhanh, những điểm nghẽn này có thể làm giảm hiệu quả phối hợp. Nếu thông tin không đến đúng người, đúng thời điểm và đúng ngữ cảnh, tốc độ ra quyết định sẽ bị ảnh hưởng.

Thông tin nội bộ khó tìm kiếm và dễ thất thoát

Một thách thức khác của Advance Intelligence Group là khả năng truy cập và lưu giữ thông tin. Khi doanh nghiệp phát triển nhanh, lượng tài liệu, dữ liệu và kiến thức nội bộ cũng tăng lên liên tục.

Nếu thông tin được lưu rải rác trong nhiều công cụ, nhân viên sẽ mất nhiều thời gian để tìm đúng dữ liệu. Họ có thể phải hỏi đồng nghiệp, lục lại file cũ hoặc kiểm tra nhiều hệ thống khác nhau chỉ để xác nhận một thông tin cơ bản.

Vấn đề này càng nghiêm trọng hơn trong các tổ chức lớn, nơi nhân sự có thể thay đổi theo thời gian. Nếu tri thức quan trọng nằm trong tài khoản cá nhân hoặc file offline, doanh nghiệp có nguy cơ mất dữ liệu khi nhân viên rời công ty.

Advance Intelligence Group cần một hệ thống giúp tri thức được lưu trữ tập trung, dễ tìm và có thể duy trì lâu dài trong tổ chức.

Nhiều ứng dụng rời rạc làm tăng chi phí đào tạo

Trước khi hợp nhất quy trình trên Lark Suite, các bộ phận có thể sử dụng nhiều ứng dụng khác nhau cho từng nhu cầu riêng. Một công cụ dùng để chat, một công cụ dùng để họp, một công cụ dùng để lưu tài liệu và một công cụ khác dùng để quản lý nhân sự.

Cách làm này khiến đội ngũ phải chuyển đổi liên tục giữa nhiều nền tảng. Nhân viên mới cũng mất thêm thời gian để học cách sử dụng từng hệ thống, trong khi các nhóm phải duy trì nhiều quy trình đào tạo khác nhau.

Khi công cụ bị phân mảnh, hiệu quả làm việc giảm đi. Thay vì tập trung vào công việc chính, nhân viên phải dành thời gian tìm đúng ứng dụng, đúng tài khoản và đúng luồng xử lý.

Đối với một doanh nghiệp có lực lượng lao động toàn cầu, việc đơn giản hóa hệ thống công cụ là yếu tố quan trọng để tăng năng suất và giảm chi phí vận hành.

Giải pháp: Hợp nhất giao tiếp toàn cầu bằng Lark Suite

Advance Intelligence Group triển khai Lark Suite để đưa giao tiếp, họp, tài liệu và cộng tác vào một nền tảng thống nhất. Thay vì để các nhóm làm việc trên nhiều công cụ riêng lẻ, Lark giúp doanh nghiệp tạo ra một không gian làm việc chung cho toàn bộ đội ngũ.

Các tính năng dịch tự động và hiển thị múi giờ giúp nhân viên phối hợp dễ hơn trong môi trường đa quốc gia. Khi họp hoặc trao đổi với đồng nghiệp ở khu vực khác, người dùng có thể hiểu nội dung nhanh hơn và chọn thời điểm làm việc phù hợp hơn.

Điều này giúp giảm rào cản giao tiếp. Nhân viên có thể tham gia thảo luận bằng ngôn ngữ quen thuộc hơn, trong khi các nhóm vẫn duy trì được sự thống nhất trong nội dung công việc.

Cuộc họp hiệu quả hơn với Magic Share và Docs

Lark giúp Advance Intelligence Group cải thiện trải nghiệm họp thông qua các tính năng như Magic Share, tài liệu cộng tác thời gian thực và phản hồi bằng emoji. Những công cụ này giúp cuộc họp trở nên tương tác hơn, thay vì chỉ là trao đổi một chiều.

Với Magic Share, các thành viên có thể cùng xem và chỉnh sửa tài liệu trong cuộc họp. Điều này giúp đội ngũ thảo luận trực tiếp trên nội dung thực tế, giảm tình trạng phải gửi file qua lại sau cuộc họp.

Lark Docs cũng hỗ trợ làm việc bất đồng bộ. Những người không thể tham gia họp vẫn có thể xem lại tài liệu, để lại bình luận và cập nhật thông tin sau đó. Điều này rất phù hợp với đội ngũ làm việc ở nhiều múi giờ khác nhau.

Cộng tác với đối tác bên ngoài nhanh hơn

Không chỉ hỗ trợ nội bộ, Lark Suite còn giúp Advance Intelligence Group làm việc hiệu quả hơn với các đối tác bên ngoài. Trong các bộ phận như marketing, việc trao đổi với agency thường cần nhiều vòng phản hồi, chỉnh sửa và phê duyệt.

Trước đây, quy trình này có thể phụ thuộc nhiều vào email. Điều đó dễ tạo ra các chuỗi trao đổi dài, nhiều phiên bản file và khó xác định đâu là bản cập nhật mới nhất.

Với Lark Docs, các bên có thể cùng chỉnh sửa tài liệu theo thời gian thực, để lại bình luận và kiểm soát phiên bản rõ ràng hơn. Điều này giúp rút ngắn vòng phản hồi và tăng tính minh bạch trong quá trình phê duyệt.

Khi đối tác và đội ngũ nội bộ cùng làm việc trên một tài liệu, mục tiêu chiến dịch và nội dung thực thi cũng dễ được đồng bộ hơn.

Lark Wiki và Docs tạo kho tri thức tập trung

Để giải quyết vấn đề thông tin phân tán, Advance Intelligence Group sử dụng Lark Wiki và Lark Docs như một kho lưu trữ tri thức tập trung. Đây là nơi các nhóm có thể lưu tài liệu, chính sách, hướng dẫn và dữ liệu quan trọng của công ty.

Khi tài liệu được đặt trong một hệ thống chung, nhân viên có thể tìm kiếm thông tin dễ hơn. Điều này giúp giảm thời gian hỏi lại đồng nghiệp và giảm rủi ro sử dụng thông tin lỗi thời.

Một kho tri thức tập trung cũng giúp doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu tốt hơn. Khi nhân viên rời công ty, các tài liệu quan trọng vẫn được lưu giữ trong tổ chức, thay vì bị thất lạc trong tài khoản cá nhân hoặc file offline.

Mindy AI Bot giúp truy cập thông tin nhanh hơn

Advance Intelligence Group còn triển khai Mindy, một AI bot được phát triển bằng Lark và ChatGPT, để hỗ trợ nhân viên tìm kiếm thông tin nhanh hơn. Thay vì phải tự lục nhiều file hoặc hỏi đồng nghiệp, nhân viên có thể đặt câu hỏi và nhận phản hồi tức thì.

Điều này giúp tiết kiệm thời gian trong môi trường làm việc tốc độ cao. Khi nhân viên có thể truy cập dữ liệu nhanh hơn, họ có thêm cơ sở để đưa ra quyết định và xử lý công việc chính xác hơn.

AI bot cũng giúp giảm sự phụ thuộc vào một số cá nhân nắm giữ thông tin. Kiến thức nội bộ trở nên dễ tiếp cận hơn cho nhiều người, từ đó tăng tính tự chủ trong công việc.

Lark Lingo giúp thống nhất thuật ngữ nội bộ

Trong một doanh nghiệp đa quốc gia, mỗi khu vực hoặc phòng ban có thể sử dụng nhiều thuật ngữ, viết tắt và khái niệm riêng. Nếu không có cách giải thích thống nhất, nhân viên mới hoặc nhân viên ở khu vực khác có thể hiểu sai ngữ cảnh.

Lark Lingo giúp Advance Intelligence Group giải quyết vấn đề này bằng cách tạo một hệ thống giải thích thuật ngữ nội bộ. Khi một thuật ngữ xuất hiện trong công việc, người dùng có thể nhanh chóng hiểu ý nghĩa và cách sử dụng.

Điều này giúp các nhóm giao tiếp rõ ràng hơn. Dù nhân viên ở quốc gia nào hoặc có thâm niên bao lâu, họ vẫn có thể tiếp cận cùng một cách hiểu về các khái niệm quan trọng trong tổ chức.

Lark Base hỗ trợ quản lý nhân sự toàn cầu

Một trong những ứng dụng quan trọng nhất của Advance Intelligence Group là sử dụng Lark Base trong quản lý nhân sự. Với lực lượng lao động gần 1.500 người, doanh nghiệp cần một nền tảng linh hoạt để quản lý đánh giá hiệu suất, mục tiêu, phản hồi và dữ liệu nhân sự.

Lark Base giúp hợp nhất nhiều bước trong quy trình performance review vào một hệ thống. Từ thiết lập mục tiêu, đánh giá hiệu suất, hướng dẫn quản lý đến phản hồi của nhân viên, mọi thứ có thể được tổ chức rõ ràng hơn.

Khi các quy trình HR nằm trên một nền tảng trực quan, việc đào tạo người dùng cũng dễ hơn. Nhân viên không cần đăng nhập nhiều hệ thống khác nhau để truy cập dữ liệu hoặc hoàn thành từng bước đánh giá.

Kết hợp Lark OKR với performance review

Advance Intelligence Group sử dụng Lark OKR cùng với Lark Base để kết nối mục tiêu tổ chức với hiệu suất cá nhân. Đây là yếu tố quan trọng trong quản lý nhân tài, đặc biệt với một lực lượng lao động toàn cầu đang tăng trưởng nhanh.

Khi mục tiêu được đặt trong cùng hệ sinh thái với đánh giá hiệu suất, nhân viên và quản lý có thể nhìn thấy sự liên kết rõ hơn giữa công việc hằng ngày và định hướng doanh nghiệp.

Điều này giúp quá trình đánh giá không chỉ là thủ tục cuối kỳ. Nó trở thành một phần của quản lý hiệu suất liên tục, nơi mục tiêu, phản hồi và kết quả được theo dõi minh bạch hơn.

Phân quyền giúp bảo vệ dữ liệu nhạy cảm

Performance review thường liên quan đến dữ liệu nhạy cảm như đánh giá quản lý, phản hồi cá nhân và thông tin hiệu suất. Vì vậy, phân quyền là yếu tố rất quan trọng.

Lark Base giúp Advance Intelligence Group kiểm soát quyền truy cập theo vai trò. Mỗi người chỉ nhìn thấy phần thông tin liên quan đến mình, trong khi dữ liệu tổng thể vẫn được quản lý tập trung.

Cách làm này giúp quy trình review an toàn hơn và giảm rủi ro truy cập sai dữ liệu. Đồng thời, workflow vẫn được duy trì mượt mà vì từng người tham gia biết rõ bước tiếp theo của mình.

Performance Bot tự động nhắc việc đúng thời điểm

Advance Intelligence Group cũng sử dụng Performance Bot trong Lark để gửi cập nhật và nhắc nhở tự động cho quản lý, HR và nhân viên. Điều này giúp các bên liên quan nhận thông báo đúng thời điểm mà không cần HR nhắc thủ công liên tục.

Trong một quy trình đánh giá có nhiều bước, nhắc việc tự động giúp giảm tình trạng chậm deadline. Quản lý biết khi nào cần đánh giá. Nhân viên biết khi nào cần xác nhận. HR cũng dễ theo dõi tiến độ toàn bộ quy trình hơn.

Tự động hóa này giúp tiết kiệm thời gian cho đội ngũ nhân sự. Thay vì tập trung vào việc gửi nhắc nhở lặp lại, HR có thể dành nhiều thời gian hơn cho phân tích dữ liệu và phát triển nhân tài.

Dashboard giúp lãnh đạo theo dõi hiệu suất đội ngũ

Với lực lượng lao động lớn, việc theo dõi tiến độ đánh giá hiệu suất bằng bảng tính thủ công sẽ rất phức tạp. Lark Base giúp Advance Intelligence Group xây dựng dashboard trực quan để theo dõi tình hình từng business unit và hiệu suất tổng thể.

Dashboard cho phép admin và lãnh đạo nhanh chóng nhìn thấy bộ phận nào đã hoàn thành, bộ phận nào đang chậm và khu vực nào cần được hỗ trợ thêm.

Điều này giúp quyết định về nhân sự được đưa ra dựa trên dữ liệu rõ ràng hơn. Đội ngũ Centre of Excellence cũng có thể xem phân phối hiệu suất để hỗ trợ chiến lược phát triển nhân tài.

Lark Workplace tạo hệ sinh thái ứng dụng thống nhất

Ngoài giao tiếp, tài liệu và HR, Advance Intelligence Group còn sử dụng hệ sinh thái ứng dụng của Lark để xây dựng một môi trường làm việc thống nhất hơn. Lark Workplace cho phép doanh nghiệp tích hợp hoặc phát triển các ứng dụng phù hợp với nhu cầu nội bộ.

Điều này giúp đội ngũ truy cập công cụ cần thiết ngay trong Lark, thay vì phải chuyển qua nhiều hệ thống riêng lẻ. Khi các ứng dụng được đặt trong cùng một không gian, trải nghiệm làm việc trở nên mạch lạc hơn.

Khả năng tích hợp này cũng hỗ trợ đổi mới nội bộ. Các nhóm có thể tạo giải pháp riêng để xử lý nhu cầu cụ thể của phòng ban, từ quản lý sự kiện đến kết nối với các nền tảng như HubSpot.

Hỗ trợ onboarding và đào tạo nhân viên mới

Khi một doanh nghiệp phát triển nhanh, onboarding nhân viên mới là yếu tố quan trọng để duy trì năng suất. Nếu người mới phải học quá nhiều công cụ cùng lúc, thời gian hòa nhập sẽ kéo dài và chi phí đào tạo tăng lên.

Với Lark Suite, Advance Intelligence Group có thể đưa nhiều tài liệu, workflow và công cụ vào cùng một hệ thống. Nhân viên mới dễ tìm thông tin hơn, hiểu quy trình nhanh hơn và bắt đầu cộng tác với đội ngũ sớm hơn.

Việc giảm số lượng công cụ cũng giúp trải nghiệm onboarding đơn giản hơn. Người mới không cần mất quá nhiều thời gian để nhớ từng nền tảng, từng tài khoản và từng quy trình khác nhau.

Kết quả: Cộng tác toàn cầu hiệu quả và nhất quán hơn

Sau khi triển khai Lark Suite, Advance Intelligence Group cải thiện nhiều khía cạnh quan trọng trong vận hành. Giao tiếp xuyên quốc gia trở nên dễ hơn nhờ dịch tự động và hiển thị múi giờ. Cuộc họp hiệu quả hơn nhờ Magic Share, Docs và cộng tác thời gian thực.

Kho tri thức được tập trung qua Wiki và Docs. Mindy AI Bot và Lark Lingo giúp nhân viên truy cập thông tin và hiểu thuật ngữ nội bộ nhanh hơn. Quy trình performance review được tối ưu bằng Base, OKR, dashboard và Performance Bot.

Những thay đổi này giúp doanh nghiệp tạo ra một hệ thống làm việc minh bạch hơn, linh hoạt hơn và phù hợp hơn với quy mô toàn cầu.

Bài học cho doanh nghiệp fintech và công nghệ

Câu chuyện của Advance Intelligence Group cho thấy các doanh nghiệp công nghệ đang mở rộng toàn cầu cần nhiều hơn một công cụ giao tiếp. Họ cần một nền tảng có thể kết nối con người, dữ liệu, tri thức, mục tiêu và quy trình trong cùng một hệ thống.

Lark Suite phù hợp với các tổ chức có đội ngũ đa quốc gia, nhiều múi giờ và nhiều quy trình liên phòng ban. Nền tảng này giúp giảm phân mảnh công cụ, cải thiện khả năng truy cập thông tin và tối ưu quản lý nhân sự ở quy mô lớn.

Đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam đang phát triển trong lĩnh vực fintech, công nghệ hoặc dịch vụ số, đây là một ví dụ thực tế đáng tham khảo. Khi cộng tác toàn cầu được thiết kế tốt, doanh nghiệp có thể tăng tốc mở rộng mà vẫn duy trì sự nhất quán trong vận hành.

Kết luận

Advance Intelligence Group đã sử dụng Lark Suite để nâng cao hiệu quả cộng tác toàn cầu, tập trung tri thức nội bộ, cải thiện quản lý nhân sự và xây dựng hệ sinh thái làm việc all-in-one cho đội ngũ gần 1.500 người.

Từ giao tiếp đa ngôn ngữ, quản lý tài liệu, AI bot, Lark Lingo, performance review đến OKR, Lark giúp doanh nghiệp kết nối nhiều lớp vận hành trong cùng một nền tảng.

Với vai trò là đối tác Lark Suite tại Việt Nam, Digiconnex chia sẻ câu chuyện của Advance Intelligence Group như một ví dụ thực tế về cách doanh nghiệp fintech và công nghệ có thể nâng cao hiệu quả cộng tác, quản lý nhân tài và mở rộng toàn cầu bền vững hơn.